Нужно регулярно сверять данные с контрагентами, чтобы избежать ошибок в бухучете? Акт сверки в 1С поможет быстро и правильно оформить эту процедуру. В нашей новой статье вы найдете подробные инструкции для всех конфигураций 1С – от создания акта до автоматизации сверки. Узнайте нюансы обязательных реквизитов и настройте обмен электронными актами. С нашими советами сверка в 1С станет легкой и приятной рутиной!
1. Назначение и виды актов сверки в 1С
Акт сверки — это документ, который позволяет сопоставить данные бухгалтерского учета между двумя организациями. Он используется для выверки расчетов с поставщиками, подрядчиками, покупателями и другими контрагентами.
Основное назначение акта сверки:
- Выявление несоответствий в учете и устранение ошибок
- Подтверждение правильности расчетов перед составлением отчетности
- Документальное подтверждение сумм дебиторской и кредиторской задолженности
Различают два основных вида сверки расчетов в 1С:
- Оперативная сверка — проводится регулярно, чтобы своевременно выявлять расхождения.
- Обязательная сверка — выполняется перед составлением годовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства.
Недавно появилась возможность электронного обмена актами сверки в 1С через модуль ЭДО. Это значительно упрощает и ускоряет процесс сверки с контрагентом.
Также в 1С предусмотрен специальный документ «Акт сверки проводок», который используется для внутренней сверки данных в учетной системе организации.
2. Обязательные реквизиты акта сверки
Любой акт сверки в 1С должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименование организаций, участвующих в сверке
- Период, за который производится сверка расчетов
- Номера и даты договоров, по которым выполняется сверка
- Фамилии и инициалы, должности лиц, производивших сверку
Рассмотрим назначение каждого реквизита подробнее.
Наименование документа — «Акт сверки взаимных расчетов». Указывает на вид документа.
Дата составления — дата заполнения акта сверки. Может отличаться от периода, за который производится сверка.
Наименование организаций — полные или сокращенные наименования организаций, между которыми производится сверка расчетов.
Период — начальная и конечная даты периода, за который выполнена сверка расчетов.
Реквизиты договоров — номера и даты договоров, по которым производится сверка. При сверке по всем договорам не указываются.
Ответственные лица — ФИО и должности сотрудников, уполномоченных на проведение сверки расчетов.
Пример заполнения обязательных реквизитов:
Правильное заполнение реквизитов — залог успешной сверки расчетов с контрагентами в 1С!
3. Создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8
Рассмотрим, как сформировать акт сверки расчетов в программе 1С:Бухгалтерия 8.3:
- В меню «Продажи» или «Покупки» выбрать пункт «Акты сверки расчетов»
- Нажать кнопку «Создать» и заполнить реквизиты в шапке документа
- На закладке «Счета учета» отметить счета для сверки
- Нажать кнопку «Заполнить», выбрать данные организации
- При необходимости отредактировать или дополнить суммы вручную
- Указать представителей сторон на закладке «Дополнительно»
- Нажать «Записать» и «Провести», после чего распечатать акт
Важный момент — можно выполнить сверку только по конкретным договорам, не заполняя поле «Договор» в шапке.
Таким образом, в 1С:Бухгалтерии процесс подготовки акта сверки интуитивно понятен и не вызовет затруднений.
4. Особенности акта сверки в 1С:Бухгалтерии госсектора
В государственном секторе к актам сверки предъявляются дополнительные требования.
В частности, Минфин рекомендует отражать в акте сверку не только расчетов, но и обязательств по договору в целом. Это связано с применением стандартов по долгосрочным договорам и аренде.
В акте целесообразно справочно отражать сверку обязательств по договору в целом.
Чтобы заказчик или поставщик сверял полные данные, в условия договора рекомендуется включить:
- Необходимость сверки расчетов и обязательств
- Сроки и периодичность сверки
- Сроки подписания акта сверки
- Согласование формы акта сверки
Рассмотрим особенности создания акта сверки в 1С:БГУ:
- В меню «Учет и отчетность» выбрать пункт «Акт сверки взаиморасчетов»
- Заполнить реквизиты, указать договор и счета для сверки
- Нажать «Заполнить», записать и провести документ
- При необходимости добавить справочные данные по договору
Таким образом, в 1С:БГУ можно учесть специфику сверки для госсектора.
5. Заполнение акта сверки в 1С:ERP и 1С:УПП
Рассмотрим особенности формирования акта сверки в других конфигурациях 1С — 1С:ERP и 1С:УПП.
Инструкция по 1С:ERP
В программе 1С:ERP акт сверки создается следующим образом:
- В разделе «Покупки и продажи» выбрать «Акты сверки расчетов»
- Нажать «Создать» и заполнить реквизиты как в 1С:Бухгалтерии
- Отметить счета для сверки на закладке «Счета»
- Выбрать «Заполнить итоги» для автозаполнения данными 1С
- При необходимости отредактировать вручную
Главное отличие — используется команда «Заполнить итоги» вместо «Заполнить».
Инструкция по 1С:УПП
В 1С:УПП порядок создания акта сверки следующий:
- В меню выбрать «Акты сверки расчетов»
- Создать и заполнить реквизиты в шапке документа
- На закладке «Данные для сверки» выбрать счета
- Нажать «Заполнить». Данные подтянутся автоматически
- При необходимости внести корректировки вручную
Основное отличие — счета для сверки указываются на отдельной закладке.
6. Рекомендации по переносу данных
При переходе с 1С:Бухгалтерии на 1С:ERP или 1С:УПП рекомендуется соблюдать следующие рекомендации:
- Сформировать итоговый акт сверки на дату перехода
- Перенести остатки по счетам расчетов
- Сверить остатки по соответствующим счетам
Это позволит избежать ошибок и неточностей при переносе данных по расчетам.
7. Обработка расхождений
Рассмотрим основные причины возникновения расхождений при сверке:
- Неверно указаны реквизиты документов
- Ошибки при заполнении акта сверки
- Документы не отражены в учете
Для устранения расхождений необходимо:
- Проанализировать возможные причины
- Внести исправления в учет по результатам анализа
- Провести повторную сверку расчетов
Только после устранения всех расхождений акт сверки можно считать согласованным.