Каждый участок бухгалтерского учета имеет свои тонкости, правила и подходы. Работа с потоком денежных средств в наличной форме является занятием с большой ответственностью и психологическим напряжением для многих людей. Ее может облегчить отличное знание всех правил учета и деятельности на данном участке. Для этого в представленной статье описывается, что такое кассовая дисциплина, документы, которые необходимо оформлять в процессе работы, правила заполнения книги кассира-операциониста, образец ее структуры.
Что такое кассовая дисциплина
Под понятием «кассовая дисциплина» имеется в виду свод правил, диктуемый законодательными и контролирующими органами, в отношении работы с наличностью. Организации должны выполнять ряд требований для того, чтобы продолжать функционировать в нормальном режиме без санкций, штрафов, налоговых взысканий и других неприятных последствий халатности и незнания.
Кассовая дисциплина включает ряд мероприятий по оптимизации работы с наличностью. Так, вести операции с денежными средствами должен человек с соответствующим образованием, без судимостей, с дополнительно оформленным договором о полной материальной ответственности. В процессе работы он осуществляет следующие действия:
- операции по оприходованию и расходованию денег;
- обеспечение порядка операций с выручкой;
- контроль за лимитами остатка кассы;
- соблюдение сроков и проведение инкассации выручки в банк;
- оформление первичных кассовых документов;
- заполнение кассовой отчетности на основании первичной документации, в том числе заполнение книги кассира-операциониста (образец представлен ниже).
Совокупность этих действий и называется кассовой дисциплиной.
Ведение кассовой документации
Участок бухгалтерии по работе с наличными деньгами подразумевает оформление нескольких видов документов, предвосхищающих заполнение книги кассира-операциониста. Образец первичных документов — ПКО и РКО.
Различают несколько разновидностей кассовых документов, заполнения которых требует дисциплина. Это разделение происходит из-за назначения операций, которые они отражают:
- приходные — взнос наличных денег в кассу предприятия;
- расходные — выдача наличности из кассы на нужды организации;
- учетные регистры и журналы отражают совокупность передвижения денежных средств, ответственных лиц, реквизиты первичных кассовых документов.
Законодательством установлены следующие формы документов, которые должны оформляться по всем требованиям в любой организации, работающей с наличными денежными массами:
- Приходный кассовый ордер формы КО-1.
- Расходный кассовый ордер формы КО-2.
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров — КО-3.
- Кассовая книга — КО-4.
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — КО-5.
- Журнал (книга) кассира-операциониста КМ-4.
Назначение книги кассира-операциониста
Один из важнейших отчетных документов специалиста, работающего с денежными средствами в наличной форме, — книга кассира-операциониста. Образец заполнения ее интересует всех работников этой профессии. Правильность и достоверность информации, содержащейся в ней, полностью зависят от того, насколько правильно были зафиксированы приходные операции в памяти кассового аппарата. Заполнение книги кассира-операциониста — образец объединения показателей разных первичных документов в общем журнале-регистраторе. Первое, что потребуется для внесения данных, — чеки аппарата на начало и конец смены. Первый открывает смену и сообщает о ее порядковом номере и начальном остатке, числящемся в фискальной памяти. Второй закрывает смену (гасит), содержит информацию обо всех поступлениях наличности в кассу и отображает итог на конец смены. Необходимы также данные о расходе денежных средств, если осуществлялись возвраты наличности покупателям — ордера КО-2.
Структура документа
Для книги кассира-операциониста образец заполнения регламентируется требованиями Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Она должна быть прошита, листы пронумерованы, в конце должна быть опечатана. Неважно, прошит полностью весь журнал или только листы, в конце нить, которой сшивался документ, необходимо заклеить контрольным листком, проставить подпись руководителя с расшифровкой, количество сшитых листов и оттиск печати организации.
Как заполнить книгу кассира-операциониста? Образец первой страницы, он же титульный лист, заполняется в налоговой инспекции при получении журнала. Здесь указываются данные организации и используемой кассовой техники. Информация о кассовом аппарате заполняется на основании паспорта производителя. Здесь же указываются даты начала и окончания ведения журнала и ответственное лицо, которое этим занимается.
Как заполняется данный журнал
Журнал кассира-операциониста — документ, содержащий ряд граф, каждая из которых должна содержать определенную информацию:
- дата открытия смены кассира;
- номер отдела (если в организации предусмотрено несколько работников);
- фамилия, имя и отчество работника, отвечающего за проведение кассовых операций в данную смену;
- порядковый номер смены согласно контрольному счетчику фискальной памяти кассового аппарата;
- показания количества продаж согласно информации, снятой с фискальной памяти, при передаче аппарата в ремонт или его проверке;
- сумма нарастающего итога на начало рабочей смены (по показаниям, снятым с фискальной памяти);
- подпись ответственного кассира;
- подпись старшего кассира, контролирующего работу;
- показания итоговой накопительной суммы, выписанной из погашенного отчета кассового аппарата на конец смены;
- денежные средства, переданные в главную кассу организации за вычетом выплат по расходным кассовым ордерам;
- количество платежей из кассы по предъявленным документам;
- итог оплат, осуществленных безналичным расчетом;
- наличные денежные средства, внесенные в кассу организации;
- сумма возвратов по кассовым чекам покупателей;
- подписи ответственного лица, старшего кассира и руководителя организации.
Всего для заполнения отводится 18 ячеек на каждый рабочий день. Стоит отметить, что форма эта едина на территории России, Республики Беларусь и Украины. Способы заполнения и информация, отражаемая в регистре, в этих странах относительно кассовых операций идентичны.
Расходные операции из кассы
Информация о выданных из кассы денежных средствах также должна быть отражена в книге кассира-операциониста. Образец заполнения РБ ничем не отличается от российского. В журнале кассира отражается итоговая сумма, которая была выдана на нужды организации и в качестве возвратов покупателям. Но все операции должны быть оформлены расходным кассовым ордером по всем правилам.
Книга кассира-операциониста: образец заполнения при возврате
В деятельности любой фирмы случаются возвраты проданных товаров. Законодательством предусмотрен ряд случаев, в которых продавец не имеет права отказать потребителю в возврате продукции, если она не подошла по каким-либо характеристикам либо имеет заводской брак. Операции по возвратам в виде итоговой суммы отражаются в книге кассира-операциониста. Образец заполнения возврата не отличается от других расходных операций. Единственное отличие — в большинстве случаев покупатель, прежде чем получить назад свои деньги, должен написать заявление на имя руководителя организации. К заявлению обязательно должен быть приложен чек о покупке.