Расходный кассовый ордер: что это и зачем он нужен

0
(0)

Расходный кассовый ордер (РКО) является важным финансовым документом, который регулирует движение наличных денег в организации. От правильности его оформления зависит, насколько четко будет выполняться кассовая дисциплина. Давайте разберемся, что представляет собой РКО, как его заполнять и использовать в 2023 году.

Что такое расходный кассовый ордер и зачем он нужен

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный документ, который оформляется при любом расходовании денежных средств из кассы организации.

РКО выполняет следующие функции:

  • служит разрешением на выдачу наличных из кассы;
  • подтверждает фактическое расходование средств;
  • является основанием для ведения кассовой книги;
  • служит бухгалтерским документом.

Расходный кассовый ордер применяется при выдаче наличных на различные цели:

  • выплата заработной платы;
  • служебные командировки и хозяйственные нужды;
  • возврат денег подотчетным лицам;
  • выдача денежных средств структурным подразделениям;
  • другие цели, предусмотренные законодательством.

Таким образом, РКО отличается от приходного кассового ордера (ПКО) направлением движения средств – расходом, а не поступлением в кассу. Кроме того, по своему назначению РКО относится к разряду распорядительных документов.

Требования к оформлению РКО в 2023 году

При оформлении расходного кассового ордера следует использовать унифицированную форму No КО-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 No 88.

Реквизиты РКО заполняются следующим образом:

  • указываются полное наименование организации, дата и номер ордера;
  • вводятся данные о получателе средств;
  • указываются сумма цифрами и прописью;
  • делается запись об основании выдачи денег;
  • перечисляются прилагаемые документы.

Расходный кассовый ордер подписывают:

  1. руководитель организации;
  2. главный бухгалтер;
  3. кассир;
  4. получатель денежных средств.

При использовании электронного документооборота РКО оформляется в электронном виде и подписывается электронной подписью.

Вид сверху на рабочий стол, заваленный бумагами, калькулятором, ручками, наличными деньгами и открытой бухгалтерской книгой. Страницы книги заполнены мелким, аккуратным почерком и колонками цифр. Пара рук поспешно набирает цифры на калькуляторе. Солнечный

Правила выдачи наличных по РКО

Процедура выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру включает следующие этапы:

  1. Проверка правильности оформления РКО кассиром.
  2. Подготовка необходимой суммы денег.
  3. Передача РКО получателю для подписи.
  4. Проверка документов, удостоверяющих личность.
  5. Пересчет денег кассиром в присутствии получателя.
  6. Передача наличных получателю.
  7. Подписание РКО кассиром.
Читайте также:  44 счет бухгалтерского учета - это... Аналитический учет по счету 44

Есть особенности выдачи наличных средств в разных ситуациях:

  • При выдаче зарплаты РКО может не заполняться, если есть платежная ведомость.
  • При оплате поставщику нужна доверенность на получение конкретной суммы.
  • Для командировочных требуется заявление работника и разрешение руководителя.
  • При сдаче денег в банк в РКО указывается работник, направляемый в банк.

Таким образом, процедура выдачи наличных имеет общий порядок, но детали зависят от конкретной ситуации.

Хранение и учет РКО

После выдачи денежных средств по расходному кассовому ордеру, он подлежит обязательной регистрации и хранению.

В частности, РКО регистрируют:

  • в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • в кассовой книге с проведением сверки с первичными документами.

Срок хранения расходного кассового ордера составляет не менее 5 лет. При возникновении разногласий хранение продлевается до принятия решения по делу.

РКО может храниться как на бумажном носителе, так и в электронном виде с возможностью распечатки при необходимости.

Крупный план портрета женщины в костюме, держащей наличные деньги и смотрящей в камеру. У нее напряженное, сосредоточенное выражение лица. Хрустящие банкноты развеваются между ее ухоженными пальцами, и освещение подчеркивает все тонкие детали и текстуры.

Типичные ошибки в оформлении РКО

Часто встречающиеся ошибки при заполнении расходного кассового ордера:

  • Неправильное заполнение реквизитов, например, не указано основание выдачи денег.
  • Отсутствие подписи руководителя или главного бухгалтера.
  • Несоответствие суммы прописью и цифрами.
  • Исправления в уже оформленном РКО.
  • Отсутствие документов, указанных в приложении.

Такие ошибки могут привести к нарушению кассовой дисциплины, появлению расхождений в учете, риску возникновения злоупотреблений.

Для минимизации ошибок рекомендуется проводить регулярное обучение сотрудников правилам оформления РКО, а также осуществлять внутренний контроль.

Ответственность за нарушения в работе с РКО

Нарушение правил работы с расходными кассовыми ордерами влечет административную и уголовную ответственность.

К административным правонарушениям относятся:

  • Нарушение порядка ведения кассовых операций — штраф до 40 000 руб. для должностных лиц.
  • Нарушение сроков хранения учетных документов — предупреждение или штраф до 20 000 руб.
Читайте также:  Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Уголовная ответственность наступает за:

  • Неправомерное списание денежных средств — штраф до 200 000 руб. или лишение свободы до 2 лет.
  • Мошенничество с использованием служебного положения — лишение свободы до 10 лет.

Таким образом, за ошибки или намеренные нарушения при работе с РКО предусмотрены суровые меры ответственности.

Советы по оптимизации работы с РКО

Чтобы снизить трудозатраты и риск ошибок при работе с расходными кассовыми ордерами, рекомендуется:

  • Внедрить электронный документооборот с использованием электронной подписи.
  • Настроить автоматическое формирование РКО в программе 1С или другом ПО.
  • Разработать типовые формы РКО для разных ситуаций.
  • Организовать контроль оформления и хранения РКО.
  • Проводить регулярное обучение сотрудников правилам работы с РКО.

Это позволит сократить временные и трудовые затраты на оформление РКО, повысит качество заполнения документов.

Преимущества электронного РКО:
  • Быстрота оформления
  • Удобство хранения
  • Снижение риска ошибок
Недостатки электронного РКО:
  • Требуется электронная подпись
  • Риск технических сбоев
  • Не всегда удобно для получателя

Таким образом, переход к электронному документообороту при работе с РКО имеет как достоинства, так и недостатки.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.