Поступление товара на склад розничного торгового предприятия осуществляется от изготовителей и оптовых продавцов. На продукцию оформляются сопроводительные бумаги. В статье рассмотрим особенности приема и учета поступления товаров.
Общие сведения
Накладные и счета фактуры – основные документы на поступление товаров. Как правило, доставка продукции на розничное предприятие осуществляется автомобильным транспортом. В таком случае перемещение груза оформляется ТТП (товарно-транспортной накладной).
Разделы ТТП
Накладная состоит из транспортной и товарной частей. Сведения в последнюю вносит поставщик. В товарном разделе должны присутствовать данные о:
- самом поставщике и плательщике (названия, банковские реквизиты);
- товаре и упаковке (таре): наименование, краткое описание, артикул, масса брутто, число мест, вид упаковки, сумма, цена;
- размере НДС (10 % или 18 %).
Подписывают раздел лица, разрешившие поставку, отпустившие и принявшие продукцию.
Транспортная часть
Этот раздел включает в себя информацию о:
- дате доставки;
- номере ТС и путевого листа;
- названии и адресе получателя, отправителя, заказчика (плательщика);
- пункте погрузки/разгрузки (эти сведения вносят при необходимости);
- грузе (число мест, краткое наименование, масса, вид тары).
Приемка на склад
Один экземпляр ТТП при поступлении товара получает кладовщик (товаровед) от материально ответственного сотрудника поставщика. После этого в бухгалтерию передается копия приходной накладной, сопроводительные бумаги, выданные представителем поставщика.
Если при поступлении товара будет выявлено несоответствие сведений, приведенных в документах, и фактическим количеством продукции, составляется акт. Его подписывают обе стороны.
При приемке кладовщик обязан проверить качество изделий.
Особенности сопроводительных бумаг
На продовольственное сырье, пищевые продукты, реализуемые в розницу, должен оформляться документ, подтверждающий их безопасность и качество. В нем должна указываться ссылка на номер разрешения (гигиенического сертификата) и дату его выдачи. Этот документ оформляется уполномоченными органами Госсанэпиднадзора.
В бумагах на импортную продукцию должна присутствовать отметка о прохождении гигиенической проверки в порядке, установленном нормативными актами.
Продажа продовольственного сырья и пищевых продуктов без приведенных выше документов не допускается.
Проверка
При поступлении товара контроль его качества, соответствия фактического наличия сведениям сопроводительной документации, а также маркировке, указанной на таре, осуществляет материально ответственный работник. Проверку может провести не только непосредственно кладовщик, но и заведующий складом или даже руководитель предприятия.
При приеме продовольственных продуктов необходимо учитывать следующее:
- Мясо следует принимать с ветеринарным клеймом и документом, подтверждающим осмотр ветнадзора.
- Птица должна поступать в потрошеном виде. Исключение предусмотрено для дичи.
- Принимать яйца без ветсвидетельства на каждую партию, с поврежденной оболочкой, загрязнениями на них не допускается.
- Молочные продукты должны поступать в чистой таре и целой упаковке.
- Рыба (копченая, охлажденная), изделия и полуфабрикаты из нее направляются сразу на продажу. Хранение этих продуктов на складе не допускается.
- Прием слабо- и безалкогольных просроченных напитков, продукции в бутылках, не имеющих этикеток, с поврежденными пробками/крышками, осадками и иными дефектами не допускается.
- Хлебобулочные изделия, хлеб должны поступать на склад с проверкой качества; вес каждого вида продукции должен соответствовать техусловиям и стандартам.
Оприходование
Новое поступление товара принимается к учету в день отгрузки на склад по фактическому количеству. Если соблюсти это правило не представляется возможным (при проверке качества, стоимости, количества, вызове эксперта и пр.), в текстовом разделе отчета после итога прихода материально ответственное лицо делает запись, в которой указывает поставщика, общую стоимость продукции (в розничных ценах), причины невозможности оприходования по установленному порядку.
Поставщик-физлицо
Зачастую розничные торговые предприятия с целью расширения ассортимента приобретают продукцию у населения. Такие товары отличаются низкой стоимостью и высоким качеством.
Закупка производится на основании договора. Отношения между сторонами сделки регламентируются нормами гл. 30 ГК (пар. 1).
Особенность закупки товара состоит в том, что в качестве одного из участников выступает гражданин, не имеющий статуса ИП, а другого – юрлицо. Согласно правилам, соглашение между ними должно оформляться письменно. Такая форма договора нужна предприятию и для документального подтверждения своих затрат.
Закупочный акт
При поступлении товара может оформляться форма ОП-5. Этот документ был утвержден постановлением Госкомстата № 132 от 25 дек. 1998 г. и предназначается для предприятий общепита. Однако, по мнению ряда экспертов, его вполне можно использовать при приобретении юрлицами продукции у населения. Организация, кроме того, по своему усмотрению может разработать другой документ, которым будет оформлять новое поступление товара. При этом должны учитываться положения ФЗ № 129.
Документ, как и ТТП, составляется в двух экземплярах. Первый передается физлицу, другой направляется в бухгалтерию.
Важный момент
В форме ОП-5 должны присутствовать паспортные данные гражданина-поставщика. Эти сведения впоследствии понадобятся предприятию для сдачи отчетности о суммах, выплаченных физлицам.
Материально ответственные работники
На торговых предприятиях для совершения операций по приобретению продукции у населения, как правило, назначается специальный сотрудник. Он становится материально ответственным по приказу руководителя организации и заключает соответствующий договор с нанимателем. Данное требование присутствует в п. 7.2 Методических указаний по учету и оформлению хранения, приема и отпуска товаров в торговых организациях.
Ответственный работник получает под отчет определенную денежную сумму. Он самостоятельно производит расчеты с поставщиками-физлицами.
По завершении закупки ответственный сотрудник предоставляет бухгалтерии отчет о фактических расходах. К нему прикладывается закупочный акт и копия накладной, подтверждающей передачу продукции на склад.
Следующая авансовая сумма выдается только после того, как работник полностью отчитался за расходование выданных ранее средств.
На основании документов, предоставленных ответственным сотрудником в бухгалтерию, поступление товара отражается в учете. Продукция приходуется по фактической себестоимости. Такое правило закреплено в 5 пункте ПБУ 5/01.
НДС
Как устанавливается в НК, физлица не являются плательщиками НДС. Соответственно, продукция, приобретенная у граждан-поставщиков, не содержит «входного» налога. Это, в свою очередь, обуславливает некоторые особенности реализации такого товара.
Налоговая база при перепродаже продукции, приобретенной у физлиц, рассчитывается с разницы между стоимостью продажи и приобретения в соответствии с 4 пунктом 154 статьи НК.
Поступление товаров и услуг в «1С»
Отражение операций приема продукции осуществляется специальным документом. Он так и называется «Поступление товаров и услуг«.
Между тем назначение этого документа достаточно широкое. С его помощью оформляется принятие любых ТМЦ (товарно-материальных ценностей, а также услуг).
Стоит сказать, что заполнение документа «Поступление товаров и услуг» имеет некоторые нюансы. Их необходимо знать во избежание ошибок при оформлении.
Ввод документа
Оформление поступления товара в «1С: 8.2» нужно начинать с выбора раздела «Покупки и продажи». В панели навигации следует нажать на ссылку «Поступление товаров и услуг«. После этого откроется перечень документов, введенных ранее в базу.
Создание нового документа осуществляется нажатием кнопки «Добавить».
Некоторые поля в открывшейся форме подчеркнуты красным. Сведения в них должны быть внесены в обязательном порядке.
Приведем перечень реквизитов:
- «Вид операции». По этому реквизиту определяют тип поступления товаров. В «1С: 8.3», как и в более ранней версии, по умолчанию в поле стоит «покупка, комиссия». Информацию можно оставить без изменений.
- «Организация». Сведения о предприятии должны присутствовать в обязательном порядке. Если информация указана по умолчанию, то при формировании нового документа она подставится в поле автоматически. Если в приложении учитываются данные по нескольким предприятиям, а поступление товара в «1С» отражается не по основной компании, сведения следует вводить вручную.
- «Склад». Это поле заполнять необязательно, если в параметрах не отмечено, что учет производится по складам. От оформления этого поля в проводках на счете учета продукции будет зависеть третье субконто (сч. 41).
- «Контрагент». Здесь указывается предприятие-продавец. Его можно выбрать из справочника. Договор и контрагента также можно ввести заранее.
При введении сведений о договоре непосредственно из справочника часто возникают ошибки при заполнении реквизита «вид договора». Впоследствии система не сможет идентифицировать информацию. Если же вводить данные из документа поступления, в программе нужное значение появится автоматически. В виде договора должно указываться «с поставщиком».
Зачет аванса
Этот реквизит можно выбрать из списка:
- «автоматически»;
- «не зачитывать»;
- «по документу».
По умолчанию стоит первый вариант.
Для автоматического зачета необходимо настроить учет поступлений. Для этого используется регистр «Счета расчетов». По умолчанию поставлен сч. 60.02. Этот счет автоматически будет подставляться в поручения, посредством которых производится перечисление аванса поставщику. Кроме того, сч. 60.02 будет отражаться в закладке «Счета расчета» в документе поступления.
Программа проанализирует наличие предоплаты и при выявлении остатка по счету сформирует проводку на зачет.
Таблица «Товары»
Она используется для отражения перечня приобретаемых изделий. Ввод осуществляется с помощью кнопок «Добавить» и «Подбор». Последняя показывает сведения из справочника «Номенклатура». С ее помощью существенно упрощается процесс заполнения таблицы.
В форме подбора можно осуществить поиск, запрос стоимости и количества.
После выбора позиций следует нажать на кнопку «Перенести в документ», и они перенесутся в таблицу автоматически.
Учет НДС
Ставка налога заполняется автоматически из справочника «Номенклатура». Показатель в графе «Цена» НДС не включает.
В табличном разделе документа присутствуют обязательные реквизиты «Счет учета НДС» и просто «Счет учета». Их можно вводить вручную. Чтобы заполнять их автоматически, нужно настроить регистр данных «Счета учета номенклатуры».
Управление ценой
Ссылка «Цена без НДС» перенаправит на вкладку «Цена и валюта». Отсюда осуществляется управление порядком заполнения ценовых показателей в документе, валютой, а также порядком отражения налога.
Если тип цен приводится в договоре контрагента, он определяется в документе автоматически.
Если установлено «Цена включает НДС», можно ввести в графу стоимость с учетом налога.
Изменить валюту можно, если договор с контрагентом предусматривает расчет в ней. В таком случае можно задать курс и произвести перерасчет цены.
Если флажок установлен на «Включать НДС в стоимость», можно не выделять «входной» налог проводкой по Дб сч. 19, а отнести его на стоимость продукции. Если его нет, в проводках будет присутствовать запись по Дб сч. 19.03.
Счет-фактура поставщика: регистрация
Внизу формы документа присутствуют поля для ввода даты и номера входящего документа. Рядом находится кнопка «Зарегистрировать». Регистрация счета-фактуры необходима для учета НДС.
При нажатии на указанную выше кнопку вводится документ под названием «Полученная счет-фактура» с необходимой информацией, взятой из поступления. Если она уже была введена ранее, то в форме документа (в нижней его части) появится ссылка. С ее помощью можно открыть документ.
Закладка «Дополнительно»
Она используется для хранения входящего номера и дата. Здесь необходимо указать реквизиты накладной от поставщика. Номер и дату составленного документа заменять данными накладной не нужно.
Если отправитель или получатель груза отличаются от поставщика и организации, принимающей продукцию, в закладке «Дополнительно» в соответствующих реквизитах следует выбрать надлежащих лиц.
Синтетический учет и аналитика
Торговые предприятия ведут обычно учет и на складе, и в бухгалтерских документах. Бухгалтеры могут использовать только синтетический метод. На складе, в свою очередь, ведется аналитический учет.
Последний осуществляется по:
- юрлицам и обособленным подразделениям;
- материально ответственным работникам;
- ассортименту продукции.
Аналитика может вестись также в разрезе, удобном для предприятия.
Учет продукции ведется в соответствии с первичной документацией только в стоимостном или и в стоимостном, и в натуральном выражении. Второй вариант считается наиболее целесообразным.
В начале деятельности предприятие должно определить способ хранения изделий: сортовой или партионный. От этого будет зависеть и метод учета.
Партионный способ удобен для организаций, реализующих:
- медикаменты;
- продукты питания;
- косметику и прочие товары, срок годности которых относительно небольшой.
Сортовой способ предполагает ведение карточек учета или товарной книги. Для каждого отдельного наименования и сорта используется своя страница либо карточка.
В бухучете сведения регистров складского учета могут не дублироваться. При сальдовом (оперативно-бухгалтерском) методе специалист, ответственный за оприходование продукции, должен периодически проверять правильность записей складского учета. Ошибки необходимо исправлять непосредственно при выявлении.
На первое число в каждом месяце в соответствии с данными складского учета формируется сальдовая ведомость. В ней указываются остатки изделий по цене, количеству, наименованиям и сортам.