Заполнение транспортной накладной: образец. Правила заполнения транспортной накладной

0
(0)

Транспортная накладная (ТН) — важный документ, регулирующий перевозку грузов автотранспортом. Неправильное заполнение ТН может привести к штрафам и непризнанию расходов. Разберемся, как грамотно заполнять ТН, чтобы избежать ошибок.

Назначение и область применения транспортной накладной

Транспортная накладная (ТН) применяется для оформления перевозки грузов автомобильным транспортом. Основные функции ТН:

  • Подтверждение заключения договора транспортной перевозки
  • Указание условий перевозки груза
  • Подтверждение факта передачи груза от грузоотправителя перевозчику

ТН оформляется в следующих случаях:

  1. При перевозке груза автотранспортом продавца
  2. При перевозке сторонней транспортной компанией
  3. При перевозке экспедитором, если в договоре прописано его право на заключение договора перевозки

Не нужна ТН, если покупатель забирает товар своим транспортом.

Новая форма транспортной накладной 2022

С 1 марта 2022 года вступила в силу новая форма ТН, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200. Основные изменения:

  • Уменьшилось количество разделов с 17 до 12
  • Поменялись нумерация и содержание разделов
  • Появились обязательные и необязательные к заполнению разделы

Обязательно заполняются все разделы, кроме помеченных «при необходимости». Если данных для заполнения нет — ставятся прочерки.

Кто оформляет транспортную накладную

Грузоотправителем, оформляющим ТН, может быть:

  • Продавец
  • Покупатель
  • Экспедитор, если в договоре прописано его право на заключение договора перевозки

Если экспедитор выступает грузоотправителем, заполняется дополнительный раздел 1а.

В договоре стороны могут распределить обязанности по заполнению ТН. Например, поручить заполнение перевозчику.

Складской рабочий сканирует штрихкод на транспортном документе, перемещая товар между стеллажами на огромном складе.

Сколько экземпляров и на какую машину нужна ТН

ТН оформляется в 3-4 экземплярах:

  • 1 экз. — грузоотправителю
  • 1 экз. — грузополучателю
  • 1 экз. — перевозчику
  • 1 экз. — грузоотправителю (если используется как первичный документ)

ТН должна быть привязана к конкретному транспортному средству. На каждый автомобиль — отдельная ТН.

Читайте также:  Складская программа: обзор, описание, применение, виды и отзывы

Исключение — если партию груза разделили по нескольким машинам. Тогда нужна ТН на каждый автомобиль.

Правила заполнения транспортной накладной

При заполнении ТН нужно придерживаться общих правил:

  • Заполнять разборчиво, без помарок и исправлений
  • Указывать точные и проверенные данные
  • Подписывать только уполномоченным лицом
  • Заверять исправления всеми сторонами ТН

Рассмотрим порядок заполнения ТН каждой стороной.

Грузоотправитель заполняет:

  • Шапку ТН
  • Разделы 1-5, 8, 11, 12
  • При необходимости раздел 6 о перевозчике

Перевозчик заполняет:

  • Раздел 6 о себе
  • Раздел 7 о транспортном средстве
  • Разделы 8, 10, 12

Грузополучатель заполняет:

  • Раздел 10 о получении груза
  • При необходимости раздел 11

Особенности заполнения раздела 12:

  • Заполняется для использования ТН как первичного документа
  • Указывается стоимость перевозки, реквизиты договора
  • Заверяется подписями всех сторон

Как исправить ошибки в транспортной накладной

Чтобы исправить ошибку в ТН, нужно:

  1. Зачеркнуть неверные данные одной линией
  2. Рядом указать правильные данные
  3. Заверить исправления подписями всех сторон

Если ошибка выявлена после отправки:

  • Составить акт об ошибке
  • Внести данные в раздел 11 ТН
  • При необходимости заключить допсоглашение

При ошибке до отправки груза нужно составить новую ТН.

Водитель грузовика на солнечной дороге держит планшет с транспортными документами, планируя маршрут следующей доставки.

Электронная транспортная накладная

С 2022 года разрешено оформлять ТН в электронном виде. Для этого нужны квалифицированные ЭЦП у всех сторон сделки.

С 1 января 2023 года вводится обязательный электронный документооборот через ГИС электронных перевозочных документов. Все участники перевозки должны зарегистрироваться в системе через оператора ЭДО.

Образец заполнения транспортной накладной

Рассмотрим образец ТН с рекомендациями по заполнению:

  • Указываем все данные в соответствии с рекомендациями
  • Заполняем обязательные разделы полностью
  • Добавляем дополнительную информацию в необязательные разделы
  • Сверяем и заверяем данные подписями всех сторон

При соблюдении всех правил ошибок можно избежать.

Читайте также:  Бухгалтерский аутсорсинг - это... Особенности, виды, преимущества и цены

Ответственность и риски при заполнении ТН

Неправильное заполнение ТН чревато следующими последствиями:

  • Непризнание расходов по перевозке
  • Доначисление налогов и штрафы
  • Отказ в вычете НДС
  • Претензии контролирующих органов

Чтобы избежать ошибок, нужно:

  • Проверять данные в ТН
  • Строго следовать правилам заполнения
  • Использовать образцы и рекомендации
  • Фиксировать и устранять ошибки

Внимательное заполнение ТН позволит не допустить нарушений.

Дополнительные рекомендации по заполнению отдельных разделов ТН

Рассмотрим более подробно рекомендации по заполнению наиболее важных разделов ТН.

Раздел 1. Грузоотправитель

В разделе 1 указываются полные и точные данные об отправителе груза:

  • Для организации — наименование, ИНН, юридический адрес
  • Для ИП — ФИО, ИНН, адрес регистрации
  • Контактные данные — телефон, e-mail

Эти данные используются для идентификации стороны договора перевозки.

Раздел 2. Грузополучатель

В разделе 2 указывают аналогичные данные о получателе груза:

  • Наименование, ИНН, юридический адрес
  • Дополнительно — адрес доставки груза
  • Контактные данные

Эти данные нужны для отправки и доставки груза получателю.

Раздел 3. Груз

В разделе 3 обязательно указывают:

  • Наименование и описание груза
  • Количество мест и массу груза
  • Способ упаковки

Эти данные нужны для идентификации и сохранности груза.

Раздел 5. Условия перевозки

В разделе 5 указывают особые условия:

  • Температурный режим
  • Наличие пломб
  • Требования безопасности
  • Сведения о маршруте

Эти данные обязательны для выполнения перевозчиком.

Раздел 12. Стоимость перевозки

В разделе 12 указывают:

  • Стоимость услуги без НДС
  • Ставку НДС
  • Сумму НДС
  • Общую сумму к оплате

Эти данные подтверждают расходы на перевозку для бухучета.

Типовые ошибки при заполнении ТН

Рассмотрим типовые ошибки, встречающиеся при заполнении ТН:

  • Нет подписей сторон или подписал неуполномоченный сотрудник
  • Неправильные или неполные реквизиты отправителя/получателя
  • Не указан адрес погрузки/разгрузки
  • Не заполнены обязательные разделы 3, 5, 12
  • Несоответствие данных в разных разделах
Читайте также:  Как платят больничный: порядок расчета, правила и особенности оформления, начисления в зарплату и выплаты

Такие ошибки могут привести к отказу в учете ТН и наложению штрафов.

Электронный документооборот ТН

Переход на электронный документооборот ТН имеет преимущества:

  • Экономия времени на оформление и обмен бумагами
  • Снижение риска ошибок и потери документов
  • Ускорение обмена данными между контрагентами
  • Удобство хранения и поиска электронных ТН

Обязательная регистрация в ГИС электронных перевозочных документов позволит перейти на безбумажный документооборот ТН с 1 января 2023 года.

Актуальные изменения правил заполнения ТН

Следует отметить актуальные изменения в правилах заполнения ТН:

  • Сокращение обязательных к заполнению разделов
  • Возможность не указывать объявленную стоимость груза
  • Новые требования к оформлению исправлений
  • Введение электронного документооборота ТН

Эти изменения надо учитывать при текущем заполнении ТН.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.