Как правильно оформить накладную: требования к заполнению документа в 2023 году

Как правильно оформить накладную требование в 2023 году? В статье рассмотрим шаблон документа, требования к заполнению, образец и порядок оформления. Узнаете, какие заполнять графы, куда вносить подписи, и как их применять на практике в бухучете.

1. Что такое накладная требование — определение и назначение документа

Накладная требование — это первичный учетный документ, который оформляется при перемещении материальных ценностей внутри организации между подразделениями или материально-ответственными лицами.

Основное назначение накладной требования:

• Оформление передачи материалов со склада в производство или другое подразделение
• Списание материалов с одного подразделения для нужд другого подразделения
• Возврат неиспользованных материалов на склад
• Оприходование отходов производства

Накладная требование применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами (п. 1 Указаний к форме М-11, утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 N 71а).

Накладная требование оформляется лицом, ответственным за отпуск или получение материальных ценностей. Чаще всего это кладовщик, материально-ответственное лицо склада или подразделения.

Существует несколько разновидностей накладных требований:

• М-11 — типовая межотраслевая форма
• М-15 — внутрихозяйственное требование-накладная
• Формы, разработанные самой организацией

2. Требования к оформлению накладных требований

При оформлении накладных требований нужно учитывать следующие основные требования:

• Накладная составляется в 2 экземплярах
• Должна содержать обязательные реквизиты
• Заполняется разборчиво от руки или распечатывается
• Не допускаются исправления и помарки
• Хранится в течение 5 лет

Количество экземпляров накладной требования рассчитывается по формуле: Кэкз = С + П, где Кэкз — количество экземпляров; С — количество экземпляров для сдатчика; П — количество экземпляров для получателя.

Типичные ошибки при оформлении:

• Нечитаемый текст
• Отсутствие подписей
• Несоответствие количества экземпляров
• Отсутствие обязательных реквизитов

Срок хранения накладной требования — 5 лет.

3. Порядок заполнения накладных требований

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению накладной требования:

1. Указать номер и дату составления накладной
2. Заполнить наименование организации и подразделений-сдатчика и получателя
3. Указать наименование и количество передаваемых материальных ценностей
4. Отразить единицы измерения и цену материальных ценностей
5. Расписаться ответственным лицам и поставить печати

В требовании-накладной указываются наименование, количество и цена передаваемых материальных ценностей (п. 2 Постановления Госкомстата от 30.10.1997 N 71а).

Типичные ошибки при заполнении накладных требований:

• Неправильное наименование или количество ТМЦ
• Несоответствие подписей должностям
• Отсутствие печатей подразделений
• Нечитаемый текст

Чтобы исправить ошибки в накладной требовании, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и записать рядом верные. Все исправления заверить подписями.

4. Образцы заполненных накладных требований

Рассмотрим примеры заполнения накладных требований для разных случаев.

Пример 1. Выдача материалов со склада в цех

В данном случае накладная оформляет передачу материалов со склада в цех. Указываются наименование, количество, цена и реквизиты подразделений.

Пример 2. Возврат материалов на склад

Здесь накладная оформляет возврат неиспользованных материалов обратно на склад. Указываются дата, наименование, количество и стоимость материалов.

Типичные ошибки при заполнении:

• Несоответствие подписей должностям
• Отсутствие печатей подразделений
• Неправильно указано наименование или количество

Таким образом, при заполнении накладных требований нужно внимательно проверять все данные, во избежание ошибок.

5. Где взять бланки требований накладных и как оформить в 1С

Для оформления накладной требования можно использовать унифицированную форму М-11, утвержденную постановлением Госкомстата России.

Также возможно разработать собственную форму накладной требования, закрепив ее в учетной политике организации.

Организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, включая накладные требования (Письмо Минфина России от 21.10.2019 N 03-03-06/1/77987).

Готовые бланки накладных требований можно скачать на сайтах:

• Kontur.ru
• Klerk.ru
• Blank-dogovor.ru

В программе 1С накладные требования оформляются следующим образом:

1. Выбрать справочник «Номенклатура»
2. Ввести наименование и количество материалов
3. В разделе «Прочие» создать документ «Требование-накладная»
4. Заполнить реквизиты и табличную часть
5. Проставить подписи ответственных лиц

Таким образом, в 1С накладные требования заполняются аналогично другим первичным документам по учету материалов.