Унифицированные формы — это что такое? Понятие, основные принципы разработки

0
()

Унифицированные формы документов являются неотъемлемой частью документооборота в любой организации. Но не все знают, что из себя представляют эти формы, для чего они нужны и как правильно их разрабатывать. Давайте разберемся!

Что такое унифицированная форма документа

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных для решения конкретных задач управления и оформленных в соответствии с определенными требованиями.

Главными преимуществами унифицированных форм являются:

  • Упрощение процесса составления документов
  • Ускорение обработки информации
  • Возможность автоматизации документооборота
  • Облегчение контроля и проверки документов

Однако у унифицированных форм есть и недостатки:

  • Ограничение гибкости оформления документов
  • Невозможность полностью учесть специфику организации
  • Необходимость внесения изменений при смене требований

Виды унифицированных форм документов

По уровню утверждения унифицированные формы документов делятся на три основные категории:

  1. Общегосударственные
  2. Отраслевые (ведомственные)
  3. Формы документов предприятий

Общегосударственные формы утверждаются на уровне правительства и являются обязательными для применения в определенной сфере деятельности на всей территории страны.

Отраслевые формы утверждаются профильными министерствами и ведомствами. Их применение обязательно для подведомственных организаций.

Формы документов предприятий разрабатываются и утверждаются внутри отдельно взятой компании.

Случаи обязательного применения унифицированных форм

Несмотря на общий принцип добровольности, применение некоторых унифицированных форм до сих пор является обязательным. К таким случаям относятся:

  • Кассовые документы
  • Транспортные накладные при грузоперевозках
  • Формы для бюджетных организаций

Например, кассовые документы (приходные и расходные ордера, кассовая книга) по-прежнему оформляются по утвержденным унифицированным формам согласно требованиям органов казначейства.

Принципы разработки унифицированной формы

При создании унифицированной формы документа необходимо опираться на следующие основные принципы:

  • Учет цели и назначения документа
  • Минимизация объема
  • Унификация структуры и реквизитов
  • Удобство восприятия и заполнения

Форма должна содержать только необходимый набор реквизитов, обеспечивающий решение конкретных задач. При этом структура и оформление разных форм должны быть максимально унифицированы.

Читайте также:  Расчет пособия по безработице: правила, определение суммы и практические примеры

Немаловажно обеспечить удобство работы с документом как при заполнении, так и при последующем использовании в документообороте.

Порядок разработки унифицированной формы документа

Процесс создания унифицированной формы включает следующие основные этапы:

  1. Анализ существующего документооборота
  2. Определение цели и назначения формы
  3. Разработка проекта формы
  4. Согласование и утверждение формы
  5. Утверждение альбома унифицированных форм

На первом этапе анализируются используемые формы документов, выявляются недостатки.

Затем определяется конкретная цель создания новой унифицированной формы, формулируются требования к ней.

Далее разрабатывается проект формы с учетом выявленных требований и принципов. Проект согласовывается с заинтересованными подразделениями и утверждается.

После утверждения отдельных форм, их объединяют в альбом унифицированных форм для использования в документообороте.

Практические советы по работе с унифицированными формами

Чтобы оптимизировать работу с унифицированными формами документов, рекомендуется:

  • Использовать шаблоны и автозаполнение в офисных программах
  • Хранить формы в облачных хранилищах с разграничением доступа
  • Регулярно анализировать и совершенствовать формы

Шаблоны позволяют быстро создавать заполненные формы. Облачные сервисы упрощают коллективную работу с документами. А периодический анализ даст возможность оптимизировать формы.

Как изменить унифицированную форму документа

При необходимости организация может внести изменения в унифицированную форму документа. Например, это может потребоваться при:

  • Изменении требований законодательства
  • Внедрении новых технологий обработки документов
  • Реорганизации компании

Чтобы законно изменить унифицированную форму, необходимо:

  1. Подготовить новый проект формы
  2. Согласовать его в установленном порядке
  3. Внести изменения в альбом унифицированных форм
  4. Издать приказ о введении формы в действие

Например, форма приказа о приеме на работу может быть дополнена реквизитами, связанными с персональными данными сотрудника или условиями дистанционной занятости.

Разработка собственных форм вместо унифицированных

В ряде случаев организация может полностью отказаться от унифицированных форм и разработать свои собственные формы первичных документов. Это возможно, если:

  • Унифицированная форма не является обязательной к применению
  • Унифицированная форма не учитывает специфику компании
  • Требуется большая гибкость оформления документов
Читайте также:  Как считается рентабельность продаж: формула расчета, показатели и их значение

Собственные формы первичных документов должны содержать обязательные реквизиты согласно законодательству и быть удобными для работы в конкретной компании.

Например, организация может разработать собственную форму договора с контрагентом, добавив поля под электронную подпись и другие необходимые реквизиты.

Вид сверху на офисное здание, где сотрудники заполняют электронные формы

Унифицированные формы первичных документов в 1С

Одним из наиболее распространенных инструментов для автоматизации работы с унифицированными формами первичных документов является программа 1С:Предприятие.

В стандартной поставке конфигураций 1С уже содержатся типовые унифицированные формы для бухгалтерского и налогового учета. При необходимости их можно настраивать и дорабатывать.

1С позволяет формировать первичные учетные документы, в том числе счета-фактуры, акты, накладные, в автоматическом режиме на основе данных по хозяйственным операциям.

Специализированные унифицированные формы

Для ряда сфер деятельности разработаны специализированные унифицированные формы первичных учетных документов. Ключевые примеры:

  • Медицинская документация в здравоохранении
  • Железнодорожные и авианакладные в транспортной логистике
  • Формы учета рабочего времени на производстве

Применение таких форм позволяет учитывать отраслевую специфику и требования регулирующих органов.

Автоматизация работы с унифицированными формами

Для оптимизации работы с унифицированными формами применяются различные средства автоматизации:

  • Шаблоны в офисных приложениях
  • Специализированное ПО для документооборота
  • Маршрутизация документов в информационных системах

Это позволяет сократить ручной труд, ускорить обработку документов и снизить вероятность ошибок.

Переход на электронный документооборот

Все большее распространение получает переход к электронному документообороту с использованием юридически значимых электронных документов.

Это дает возможность полностью автоматизировать работу с унифицированными формами первичных учетных документов и перевести их в цифровой формат.

Портрет женщины, подписывающей электронную форму на планшете

Использование электронной подписи

Для перехода к полноценному электронному документообороту требуется внедрение электронной подписи.

Это позволяет придать юридическую значимость электронным документам, в том числе созданным на основе унифицированных форм.

Интеграция информационных систем

Возможность эффективного использования унифицированных форм в электронном виде во многом зависит от интеграции различных информационных систем в организации.

Читайте также:  Правовые основы аудиторской деятельности: определение, правила и порядок осуществления аудиторской деятельности

Это позволяет осуществлять сквозной электронный документооборот на всех этапах работы с документами.

Облачные технологии

Современные облачные технологии предоставляют новые возможности для оптимизации работы с электронными унифицированными формами.

Использование облачных сервисов позволяет организовать удаленный доступ к формам и совместную работу с документами.

Нормативно-правовая база

Переход к электронному документообороту требует создания соответствующей нормативно-правовой базы на государственном уровне.

Необходимо утвердить правила использования унифицированных форм в электронном виде, придания им юридической значимости.

Подготовка персонала

Важным условием успешного перехода к электронному документообороту является качественная подготовка персонала.

Сотрудники должны обладать необходимыми знаниями и навыками работы с электронными документами и унифицированными формами.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка / 5. Количество оценок:

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.